ADKAR: pět míst, kde se lidé při změně zaseknou
Proč další školení nepomůže, když problém není ve znalostech, ale v tom, že lidé změnu prostě nechtějí Čas čtení: 7 min Tým prošel školením na nový systém. Manuál mají, videa…
Dodavatel nasadí systém, projektový tým připraví nový proces nebo strukturu. Tím je hotová první polovina změny. Druhá je na lidech: aby manažeři i jejich týmy věděli, co se pro ně mění, a začali podle toho pracovat. Tuhle druhou polovinu buď řídíme za vás, nebo vás jí provedeme tak, abyste ji příště zvládli sami. Záleží na tom, kolik na ni máte lidí a času.
Najděte situaci, ve které jste. U každé uvádíme diagnostiku, kterou můžete začít.
Diagnostika: připravenost na implementaci IT nástroje.
Diagnostika: připravenost na implementaci IT nástroje.
Diagnostika: úroveň adopce AI.
Diagnostika: připravenost na transformační iniciativu.
Diagnostika: zdraví adopce po nasazení.
Diagnostika: audit saturace změnami.
Dlouhodobě: vlastní tým pro řízení změn.
Diagnostik máme 11, pro různé fáze a typy změn. Obvykle jde o 25 až 28 otázek v pěti oblastech, vyplnění zabere zhruba 13 minut. Výsledky s vámi projdeme a řekneme, co z nich plyne pro další postup.
Lidé si neosvojují systém, ale nový způsob práce. Software se dá dodat v termínu a reorganizaci schválí představenstvo. Nový způsob práce se ale nařídit nedá. Kdo teď co schvaluje? Kde je dokument, který dřív ležel v šanonu? Co dělá vedoucí v pondělí ráno jinak než minulý týden? Když na to projekt neodpoví, odpovědí si lidé sami. Obvykle po staru.
Když lidé nový systém nepoužívají, firmy většinou sáhnou po dalším školení. Co vypadá jako odpor, má ale čtyři různé příčiny:
Člověk potřebuje slyšet, proč se změna dělá a co znamená pro něj.
Potřebuje trénink na vlastních pracovních situacích.
Potřebuje vidět, co z toho má, a mít možnost se k řešení vyjádřit.
Chybí mu čas, oprávnění nebo funkční nástroj. To žádné školení nespraví.
Takhle postupujeme v Komplexním adopčním programu a při zavádění systému spolu s dodavatelem.
Zavádí vám systém dodavatel? Naše kroky navazují na fáze jeho implementace. Na úvodní workshop zveme i implementačního konzultanta dodavatele.
Workshop s vedením, sponzorem, klíčovými manažery a projektovým týmem. Ujasníme si, proč změnu děláte, koho se týká a podle čeho poznáte úspěch implementace i adopce.
Výstup: zadání změny na jedné stránce, mapa stakeholderů (kdo má na změnu vliv a koho se týká), definice úspěchu, první doporučení postupu.
Fáze u dodavatele: předimplementační analýza a první analytické schůzky.
Rozhovory a menší skupinové diskuse s lidmi, kterých se změna dotkne. Zjistíme, jak to ve skutečnosti chodí, kde lidé obcházejí systém a co je bude brzdit.
Výstup: přehled současného stavu, mapa problémů a příležitostí, organizační rizika.
Fáze u dodavatele: analytické schůzky před uzavřením cílového konceptu.
Pro HR, manažery, zaměstnance i klíčové uživatele popíšeme, co se pro ně mění, co bude náročnější a kde vzniká práce navíc. Změnu neidealizujeme.
Výstup: dopady podle rolí, mapa přínosů, rizika a bariéry, jednostránkové profily typických uživatelů (persony).
Fáze u dodavatele: cílový koncept, návrh procesů a konfigurace.
Komunikace, vzdělávání, pilotní skupiny a ambasadoři, tedy kolegové z týmů, kteří změnu vysvětlují a sbírají zpětnou vazbu. Každá role se učí jen to, co pro svou práci potřebuje.
Výstup: komunikační matice, matice vzdělávání, doporučení pro práci s ambasadory a pilotními skupinami.
Fáze u dodavatele: testování a školení klíčových uživatelů.
Spustit najednou, nebo postupně? Určíme, co musí být před spuštěním hotové, kdo za co odpovídá a kam se hlásí problémy.
Výstup: plán zavedení, doporučení k podpoře adopce, předání vašemu týmu. V Komplexním adopčním programu navíc registr rizik a rámec měření úspěšnosti.
Fáze u dodavatele: před ostrým provozem.
Manažery a experty, kteří budou změnu vysvětlovat svým týmům, připravíme i v Akademii change managementu.
Pro každou fázi změny máme vlastní nástroj. Výstup jednoho je vstupem dalšího a všechny čerpají ze společného profilu změny, takže se nic nezjišťuje dvakrát a nic se cestou neztratí.
Kontext a připravenost organizace; Diagnostiky organizace; Rozhovory se sponzory a vedením; Portfolio běžících změn.
Plátno změny; Definice a strategie změny; Analýza stakeholderů a persony; Předběžná analýza dopadů.
Příběh změny; Detailní analýza dopadů; Integrovaný plán řízení změny; Plán aktivit sponzora; Síť ambasadorů; Plán řízení odporu; Komunikační matice a plán; Matice a plán vzdělávání; Plán podpory uživatelů; Registr a plán přínosů; Registr rizik změny.
Kontrola připravenosti týmů před spuštěním, při něm i po něm.
Společný základ: Profil změny – jedna karta vaší změny, ze které všechny nástroje čerpají.
Které nástroje použijeme, záleží na vaší změně a na modelu spolupráce.
Model nevybíráme podle velikosti změny ani firmy. Práce s adopcí je vždycky hodně. Rozhoduje, jak intenzivně s námi chcete pracovat a kolik té práce necháte na nás. Kickstart proto může stačit i u velké změny. V každém modelu využijeme čas, který spolu máme, naplno a předáme vám co nejvíc, abyste mohli pokračovat sami.
Kickstart vás nastartuje. Na workshopech s vaším týmem projdeme celou změnu, z jeho vstupů zpracujeme adopční plán a předáme vám ho; zavedení pak řídíte sami.
Intenzita spolupráce: krátká, na společných workshopech.
Kdy se hodí: adopci povedou vaši lidé a chcete od nás hotový adopční plán.
Kdo tvoří výstupy: my, ze vstupů vašeho týmu z workshopů.
Co dostanete: plátno změny, dopady na role a persony, komunikační matice, matice vzdělávání, rizika a opatření, plán zavedení.
Facilitovaná adopce vás naučí to dělat sami. Provázíme vás, dodáme metodiku a šablony, kontrolujeme výstupy a učíme váš tým adopci řídit.
Intenzita spolupráce: průběžná, s kontrolou vašich výstupů.
Kdy se hodí: adopci povedou vaši lidé a chcete se ji naučit řídit i pro další změny.
Kdo tvoří výstupy: váš tým podle našich šablon.
Co dostanete: vyplněné a námi zkontrolované adopční šablony, mapa stakeholderů, návrh komunikační matice, návrh matice vzdělávání, adopční rámec.
Komplexní adopční program adopci připraví za vás. Vedeme adopční část projektu, účastníme se jeho řízení a odpovídáme za kvalitu výstupů.
Intenzita spolupráce: po celou přípravu, i v řízení projektu.
Kdy se hodí: na adopci nemáte lidi ani čas a chcete, abychom ji připravili za vás.
Kdo tvoří výstupy: my, vy schvalujete.
Co dostanete: adopční strategie, dopady na role a persony, komunikační matice a materiály, strategie a matice vzdělávání, plán práce se stakeholdery, registr rizik, plán zavedení, rámec měření úspěšnosti.
Model vám doporučíme na úvodní konzultaci a nabídku s cenou pošleme po ní.
Když změny přicházejí jedna za druhou, vyplatí se mít vlastní tým pro řízení změn (Change Management Office, CMO). Drží jednotný postup a šablony, pomáhá sponzorům a manažerům změny vést a hlídá, kolik změn lidé unesou. Nemusí to být nové oddělení.
Diagnostikou zralosti organizace pro změnu a auditem saturace změnami zjistíme, jak dnes změny řídíte a jak silně dopadají na lidi. S vedením ujasníme, proč CMO zakládáte, kdo ho zaštítí, co bude dělat a kdo v něm bude.
Vybrané změny povedeme my podle naší metodiky a šablon a vaši lidé budou u toho. Po každém kroku změny s nimi projdeme, co jsme dělali a proč. Sponzory a manažery přitom připravíme v Akademii change managementu.
Po prvních změnách převezmou vaši lidé vedení po stupních: spoluvedení, vedení s mentorem, samostatné vedení. Každý postoupí, až když je připravený.
Až budete změny řídit sami, zůstaneme vám k dispozici: kontroly kvality, mentoring, opakované měření zralosti a aktualizace metodiky.
Návrh role, odpovědností a pravidel CMO včetně napojení na řízení projektů, HR a interní komunikaci; metodiku a šablony pro všechny změny a zaškolení v nich; přehled běžících změn a jejich dopadu na lidi; vzdělávání sponzorů a manažerů; ukazatele adopce a podklady pro vedení. Nástroje Atlasu změn nabízíme samostatně.
O každém dalším kroku rozhodujete vy. S každou změnou necháte méně práce na nás.
Ideálně při plánování změny, nejpozději před spuštěním. Dokud se řešení nastavuje, dají se dopady i rizika ještě ovlivnit. Když změna už běží a drhne, začneme diagnostikou zdraví adopce po nasazení. Ukáže, kde a proč adopce vázne. Podle výsledků pak navrhneme další kroky, například workshop pro manažery, podporu ambasadorů nebo konzultační hodiny.
Projektové řízení odpovídá na otázku, jestli se řešení dodalo včas a v rozpočtu. Řízení změn na to, jestli ho lidé používají a jestli se investice vrátí. Obojí je potřeba.
Ne. Dodavatel učí, jak systém ovládat. My řešíme, co se mění v práci jednotlivých rolí, kdo to lidem vysvětlí a jak poznáte, že nový způsob práce drží. Se školením dodavatele v matici vzdělávání počítáme.
Cena závisí na modelu spolupráce, tedy na tom, kolik práce necháte na nás, a na rozsahu změny. Úvodní konzultace je zdarma, diagnostika je placená. Po konzultaci dostanete nabídku s rozsahem, výstupy a cenou.
Sponzora, který změnu zaštítí a bude s námi na úvodním workshopu, u plánování zavedení a v Komplexním adopčním programu i na řídicích setkáních. Nominaci projektového týmu a klíčových lidí. Organizační strukturu a přehled rolí. Přístup ke klíčovým uživatelům na rozhovory, popis dnešních procesů a směrnice. Účast manažerů a klíčových uživatelů na workshopech. A kontakt na interní komunikaci a vzdělávání. Vlastní tým pro řízení změn mít nemusíte. V Komplexním adopčním programu výstupy tvoříme my a vy je schvalujete. Pokud si vlastní tým chcete postavit, pomůžeme vám s tím.
Ano. Model spolupráce nevybíráme podle velikosti firmy, ale podle toho, jak intenzivně s námi chcete pracovat. Práce s adopcí je hodně v každé firmě, rozhoduje, kolik jí necháte na nás. Když adopci povedou vaši lidé a potřebují hlavně hotový plán, může stačit Kickstart.
Vaše. Smlouvu můžete uzavřít přímo s námi, nebo v rámci zakázky dodavatele. V obou případech měříme úspěch tím, jestli lidé ve vaší firmě pracují po novém, ne tím, jestli dodavatel stihl termín. Když harmonogram implementace nedává lidem prostor, řekneme to vám i dodavateli.
Převezmeme adopční část: dopady na role, připravenost lidí, komunikaci, vzdělávání a rámec měření úspěšnosti. Budeme se řídit vaším harmonogramem a stav adopce předkládat řídicímu výboru programu. Když má adopci dál vést vaše transformační kancelář, můžeme ji v tom provázet: výstupy tvoří její lidé podle našich šablon a my je kontrolujeme.
Plán zavedení navazuje na harmonogram dodavatele i po skončení naší spolupráce. Když budete chtít, zůstaneme s vámi i u spuštění. Jako doplněk nabízíme facilitaci pilotního provozu, podporu ambasadorů, konzultační hodiny a revizi komunikačních a vzdělávacích materiálů.
Ano. Angličtina je pro nás samozřejmost a pracujeme pro globální klienty i na mezinárodních zakázkách.
Na úvodní konzultaci spolu projdeme, co zavádíte, koho se to týká a v jaké fázi je změna. Pojmenujeme první rizika, která z rozhovoru vyplynou, a doporučíme model spolupráce. Ukážeme vám i naše šablony a výstupy vyplněné na modelovém případu. Konzultace je zdarma a trvá hodinu až dvě.
Jste dodavatel systému a řešíte adopci u svých zákazníků? Podívejte se na stránku Adopční partner pro technologické firmy.
